Metode Entri Data dan Pengkodean yang Tepat

Metode pengkodean yang tepat

 

1.      Menggunakan kode yang ringkas

 Kode singkat lebih mudah untuk diingat dan lebih mudah untuk melakukan penginputan dibandingkan kode yang panjang. sebagai contoh penyederhanaan kode yang panjang: 2345678901276 dapat di pecah menjadi 2345-678-901-276. Penggunaan tanda penghubung akan lebih menyederhanakan kode dan lebih mudah untuk diingat.

2.      Menjaga kode tidak berubah

Program yang baik tidak akan mengalami perubahan pada struktur kode program saat di kenakan suatu tindakan. Sebagai contoh, saat melakukan penginputan maka kode program tidak akan mengalami suatu perubahan.

3.      Kode Bersifat Unik

Hal yang peru diperhatikan bahwa semua kode yang digunakan dalam system tidak menggunakan nomor atau nama kode sama untuk item-item yang sama.

 

4.      Kode dapat diurut

Jika anda akan memanipulasi data , kode harus dapat diurut. Contoh, jika anda menginputkan huruf  “J” pada area pencarian maka, nama bulan yang akan tampil adalah nama bulan dengan awalan huruf "J" (Januari, Juli dan selanjutnya Juni).

5.      Hidari penggunaan kode yang mempengaruhi kode lainnya (Error)

Hindari penggunaan karakteristik kode yang sama. Karakter O(huruf oh) dan 0(angka nol) sering kali membuat kesalahan, seperti huruf I dan angka 1 dan huruf Z dan angka 2. Oleh karena itu, kode sperti BIC dan 280Z sangat tidak efektif. Sebagai contoh dari kode yang terkadang membuat user salah mengartikan adalah Canadian Postal Code, format kode adalah X9X9X9 dimana X ditempatkan untuk huruf dan 9 untuk angka.

6.      Menjaga Kode yang seragam

Kode perlu untuk mengikuti bentuk banyak format sepanjang waktu. Kode yang digunakan bersama, seperti BUF-234 dan KU-3456, kurang efisien karena yang pertama terdiri dari tigas huruf dan  tiga angka, sedangkan yang kedua hanya mempunyai dua huruf diikuti oleh empat angka. Pada saat anda memerlukan tambahan tanggal, cobalah untuk menghindari penggunaan kode MMDDYYYY dalam satu aplikasi, kedua YYYYDDMM, dan ketiga MMDDYYYY.

7.      Memperbolehkan dimodifikasi

Pencocokan adalah suatu kunci utama dari kode yang baik. Para penganalisis harus mempertimbangkan bahwa system akan berkembang dengan waktu, dan system pengkodean seharusnya mampu mencakup perubahan. Jumlah pelanggan seharusnya bertambah, pelanggan akan mengganti nama, dan supplier akan memodifikasi cara mereka menamakan produknya. Seorang penganalisis perlu untuk bias meramalkan perkiraan dan antisipasi menjangkau jauh kebutuhan masa depan saat merancang kode.

8.      Menggunakan kode yang akan digunakan

Kalau penganalisis ingin menyembunyikan informasi, kode tetap berarti. Kode yang efektif tidak hanya berisi informasi, tetapi juga membuat pengertian kepada masyarakat penggunanya. Kode yang berarti lebih mudah dimengerti, bekerja dengannya, dan dipanggil. Pekerjaan masukan data menjadi lebih menarik saat bekerja dengan kode yang berarti daripada hanya memasukkan rangkaian angka-angka kurang berarti.

Metode Entri Data 

1. Papan ketik

Papan ketik merupakan metode palingt tua masukan data, dan tentunya adalah alat yang sangat akrab dengan anggota organisasi. Beberapa perbaikan telah dibuat beberapa tahun akhir ini untuk standarisasi papan ketik, seperti menambah numeric keypad yang dapat deprogram dengan macros untuk mengurangi jumlah keystroke yang diperlukan dan penemuan yang baik(satu dibentuk untuk bentuk tangan). Perangkat lunak mengizinkan pencarian kembali untuk menganalisis berapa banyak keystroke diperlukan untuk memasukan jenis data tertentu.

     2.    Optical character recognition

Optical character recognition membiarkan pengguna membaca masukan dari dokumen sumber dengan optical scanner lebih baik daripada media magnetic yang kita telah bicarakan dulu. Penggunaan alat OCR dapat mempercepat masukan data dari 50 hingga 75 persen dari beberapa metode dasar lainnya. Apa yang diperlukan adalah dokumen sumber yang dapat di scan secara optic saat itu diisikan, baik menggunakan special block printing maupun tulisan tangan.

      3.   Metode tinta magnetic

Karakter tinta magnetic dijumpai dibawah cek bank dan beberapa tagihan kartu kredit. Metode ini  sama dengan OCR dalam membaca karakter khusus, tetapi penggunaannya terbatas. Masukan data melalui pengenalan karakter tinta magnetic (MICR) dikerjakan melalui mesin yang membaca dan menginterpretasi garis tunggal material yang disandikan dengan tinta yang dibuat dari partikel magnetic. Beberapa keuntungan menggunakan MICR yaitu : 1.MICR metode andal dan berkecepatan tinggi yang tidak mudah menerima tanda salah (karena mereka tidak disandikan secara mangnetik). 2.Jika dia digunakan pada pengambilan uang melalui cek, dia menyediakan tingkat kemanan terhadap cek yang tidak beres. 3.Personel masukan data dapat melihat nomor kode jika dia perlu memeriksanya.

      4.  Metode mark-sense

Formulir mark-sense memperbolehkan masukan data melalui penggunaan scanner yang merasakn dimana tanda telah dibuat dengan oencil timah pada formulir khusus. Pemekaian yang umumnya adalah menghitung lembar jawaban untuk kuesioner survey. Kekurangan dari mak-sense dimana seharusnya pembaca dapat menentukan apakah tanda telah dibuat tidak dapat mengenali tanda sama yang dikerjakan oleh pembaca karakter optikal. Tanda yang tidak jelas pada formulir kemudian dimasukan sebagai tanda yang salah.

       5. Bar kode

Bar kode secara khusus tampak [ada label produk, tetapi juga muncul pada gelang identifikasi pasien dalam rumah sakit dan dalam konteks dimana seseorang atau objek perlu diuji kedalam atau keluar dari beberapa macam system inventaris. Bar kode dapat dipikirkan sebagai metacode atau kode yang menyandikan kode, karena muncul sebagai seri pita sempit dan lebar pada label yang menyandikan angka atau huruf. Pengkodean bar memberikan derajat keakuratan yang luar biasa tingginya untuk masukan data. Dia menyimpan biaya tenaga kerja untuk penjualan karena setiap  item tidak harus ditandai harg secara sendiri-sendiri. Sebagai tambahan, pengkodean bar memperbolehkan penagkapan data secara otomatis yang dapat dipakai untuk memesan lagi, pemeriksaan inventarisasi lebih akurat, dan meramalkan kebutuhan masa depan.

     6.   Menggunakan terminal cerdas

Terminal cerdas lebih mudah diingat dibandingkan terminal bodoh dan selangkah dibawah worksatation cerdas dan mikrokomputer portable didalam kemampuannya dalam beberapa hal, terminal cerdas mengeliminasi keperluan akan dokumen sumber. Keuntungan terbesar pemakain terminal cerdas adalah melalui penggunaan pengolahan mikro, mereka dapat meringankan beberapa beban central prosesing unit (CPU) yaitu pengeditan, pengendalian, pengalihan, dan penyimpanan data, memproses keperluan terminal bodoh.